09-03 · Tool-stack-documentatie
Doel: één actueel overzicht van welke tools het bureau draaien houden, wat ze kosten, waar ze aan gekoppeld zijn en wie eigenaar is. Basis voor overdracht (bus-factor) én voor het opsporen van automatiserings-/besparingskansen.
Waarom
Zonder inventaris weet niemand behalve de founder wat er draait — en dubbele of vergeten abonnementen lekken geld. Het overzicht is ook de startlijst voor het continuity-plan.
Inventaris-conventie
| Tool | Categorie | Kosten/mnd | Eigenaar-account | Gekoppeld aan | Kritiek? | Notitie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| … | ads/hosting/AI/… | … | (staat in de kluis, 09-01) | … | ja/nee | … |
SOP
- Bijwerken bij elke nieuwe tool — een tool zonder rij in deze tabel bestaat officieel niet.
- Koppel accounts aan de kluis (09-01), niet aan een privé-inbox.
- Markeer "kritiek: ja" voor alles dat een klant of de infra raakt — die rijen horen ook in het business-continuity-plan §3.
- Automatische inventarisatie (AI-kans). Genereer periodiek een concept-inventaris uit facturen/koppelingen; de founder valideert.
- Kwartaal-opschoning — schrap ongebruikte abonnementen.
Klaar wanneer
- De tabel dekt alle betaalde tools + de kritieke gratis tools.
- Elke "kritiek: ja"-rij staat ook in het continuity-plan.