SOP 08-03 — Offerte-opvolging
Doel (uitkomst) Elke verstuurde offerte krijgt een vaste follow-up ritme en een expliciete geldigheidsduur, zodat prijzen niet blijven "hangen" en een acceptatie soepel doorloopt naar de facturatie-SOP.
Wanneer Zodra een offerte de deur uitgaat naar een (potentiële) klant.
Eigenaar Sales / accountmanager
Uitvoerder Accountmanager die de offerte heeft opgesteld
Duur ~10 min per follow-up-moment
Benodigd vooraf Verstuurde offerte met bedrag, scope en geldigheidsdatum; CRM/offerte-overzicht om status bij te houden
🎥 Video — nog opnemen

Klaar = (controleerbaar)

Vink-baar en niet-op-gevoel. Iemand anders moet kunnen zien dat dit klopt.

  • Elke offerte heeft een expliciete geldigheidsdatum (14-30 dagen na verzenddatum) zichtbaar in het document zelf.
  • Elke offerte heeft een geregistreerde status (open/geaccepteerd/verlopen/ afgewezen) die is bijgewerkt na elk follow-up-moment.
  • Bij acceptatie is de offerte direct doorgezet naar 08-01-contract-facturatie-opstarten.md — geen los eindje tussen "akkoord" en "eerste factuur".

Stappen

  1. Geldigheidsduur vastleggen — kies 14 dagen (kleinere/eenmalige opdrachten) of 30 dagen (grotere/complexere trajecten) en zet die datum letterlijk in de offerte. Zonder einddatum blijft een prijs onbeperkt geldig en ontstaat discussie bij latere prijsstijging.
  2. Aanbetaling bepalen (indien van toepassing) — bij grotere projecten: percentage/bedrag vooraf vastleggen in de offerte zelf, inclusief het moment waarop de aanbetaling verschuldigd is (bij akkoord, vóór start).
  3. Offerte registreren — status "verstuurd" + verzenddatum + geldigheidsdatum in het CRM/offerte-overzicht.
  4. Follow-up dag 3 — check of de offerte geopend/gelezen is (indien de tooling dit toont); geen reactie? Stuur een korte, laagdrempelige check-in ("nog vragen over de offerte?").
  5. Follow-up dag 7 — nog geen reactie? Bel of stuur een gerichter bericht; vraag concreet naar het beslismoment/de vervolgstap.
  6. Follow-up vóór verval — 2-3 dagen vóór de geldigheidsdatum: laatste herinnering met de exacte vervaldatum erin ("deze offerte is geldig t/m [datum]").
  7. Status afsluiten — bij akkoord: status "geaccepteerd" + direct doorzetten naar de facturatie-SOP (08-01). Bij geen reactie na de vervaldatum: status "verlopen"; bij expliciete afwijzing: status "afgewezen" + reden noteren (voor latere analyse/re-aanbieding).

Beslissing onderweg? Maak het expliciet:

Vervaldatum gepasseerd zonder reactie?
  ├─ JA  → status "verlopen"; nieuwe offerte alleen op nieuw verzoek, niet
  │        automatisch verlengen tegen de oude prijs
  └─ NEE → volg de follow-up-stappen tot een expliciete status

Checklist (loop na vóór je "af" zegt)

  • Alle stappen gedaan
  • "Klaar ="-criteria gehaald en gecontroleerd
  • Bij acceptatie: overdracht naar 08-01 (contract & facturatie) gedaan en geregistreerd

Valkuilen / veelgestelde vragen

  • Offerte zonder geldigheidsdatum → altijd een expliciete datum opnemen; anders kan een klant maanden later nog aanspraak maken op een oude prijs.
  • Verlopen offerte automatisch tegen dezelfde prijs verlengen → niet doen; een nieuwe offerte betekent een nieuwe prijscheck (kosten/tarieven kunnen gewijzigd zijn).
  • Acceptatie mondeling/via chat zonder registratie → altijd de status in het CRM/offerte-overzicht bijwerken, ook bij een informeel "ja, akkoord".

Gerelateerd

  • playbooks/sops/08-finance/08-01-contract-facturatie-opstarten.md
  • playbooks/sops/registry/08-finance.yaml → offerteproces

Laatst bijgewerkt: 2026-07-12 · Eigenaar: Sales