SOP 02-04 — Follow-up-cadans (post-offerte, no-response)
| Doel (uitkomst) | Geen enkele deal gaat verloren omdat er simpelweg niet is opgevolgd — de meeste deals stranden op stilte, niet op een "nee". |
| Wanneer | Direct na het verzenden van elke offerte/e-sign-envelope (zie SOP 02-03), tot aan een reactie of het einde van de cadans. |
| Eigenaar | Eigenaar / accountmanager |
| Uitvoerder | Accountmanager |
| Duur | ~5 min per touch |
| Benodigd vooraf | Verzonden offerte/envelope (SOP 02-03), datum van verzending genoteerd |
| 🎥 Video | — nvt |
Klaar = (controleerbaar)
- Elke touch uit het cadans-schema is op de geplande dag daadwerkelijk verstuurd (of overgeslagen omdat er al gereageerd was).
- Bij een reactie is de sequentie direct gestopt (geen touch meer na een reactie).
- Bij geen reactie na de laatste touch is de deal overgedragen naar pipeline-hygiëne (stage bijgewerkt) en, indien definitief verloren, naar win/loss-analyse.
Cadans-schema
| Dag | Touch | Toon |
|---|---|---|
| Dag 0 | Offerte/e-sign-envelope verzonden (SOP 02-03) | Neutraal, professioneel — dit is geen "follow-up", dit is de start. |
| Dag 3 | Korte check-in: "heb je nog vragen over de offerte?" | Kort, laagdrempelig, geen druk. |
| Dag 7 | Waarde-touch: iets toevoegen (bv. relevante casestudy, kort inzicht) | Geeft een reden om te reageren die niet alleen "en, heb je al beslist?" is. |
| Dag 14 | Laatste touch: duidelijke, vriendelijke deadline-vraag | Direct maar niet opdringerig — vraagt om een concreet antwoord (ja/nee/later). |
| Na dag 14, geen reactie | Archiveren als "verloren" | Overdracht naar win/loss-analyse; deur blijft open voor later contact. |
Voorbeeld-berichten per touch
Dag 3 — check-in:
"Hoi {{naam}}, ik wilde even checken of de offerte duidelijk is, of dat er nog vragen zijn waar ik je bij kan helpen. Laat het gerust weten."
Dag 7 — waarde-touch:
"Hoi {{naam}}, dit deed me denken aan jullie situatie: {{korte_case_of_inzicht}}. Mocht je nog vragen hebben over de offerte, hoor ik het graag."
Dag 14 — laatste touch:
"Hoi {{naam}}, ik wil de offerte netjes afronden aan mijn kant — kun je aangeven of dit voor jullie iets is, iets voor later, of dat het niet gaat passen? Alle drie is prima, ik wil het alleen graag weten zodat ik er verder rekening mee kan houden."
AI-hoek
AI verstuurt de geautomatiseerde opvolgsequentie op de vaste dagen (dag 3/7/14) op basis van het cadans-schema hierboven, en bewaakt de stop-conditie: zodra de klant reageert (mail, telefoon, ondertekening), stopt de sequentie automatisch — er wordt nooit een geplande touch verstuurd na een reactie. De waarde-touch (dag 7) vraagt een menselijke keuze van wélke case/inzicht relevant is voor déze klant.
Overdracht
- Bij reactie op elk moment → sequentie stopt, vervolg conform de reactie (go → SOP 02-03 vervolgstappen; hold/no-go → zie SOP 02-02).
- Bij geen reactie na dag 14 → stage bijwerken naar "verloren/stil" in de
pipeline-hygiëne (registry-element
pipeline-hygiene, statusgepland) en de deal meenemen in de eerstvolgende win/loss-analyse (registry-elementwin-loss-analyse, statusgepland) om het patroon te leren begrijpen.
Valkuilen / veelgestelde vragen
- Na één keer geen reactie meteen opgeven → de meeste deals gaan verloren door te weinig opvolging, niet door een "nee". Volg het volledige cadans-schema af.
- Te agressief opvolgen (bv. dagelijks mailen) → voelt opdringerig en werkt averechts. Houd je aan het schema: dag 3 / 7 / 14, niet vaker.
- Doorgaan met touches ná een expliciete "nee" → onprofessioneel en schaadt de relatie voor eventueel later contact. Stop de sequentie zodra er een reactie is, positief of negatief.
Gerelateerd
- Vorige stap: SOP 02-03 — E-sign-flow
- Overdracht bij verlies: registry-elementen
pipeline-hygieneenwin-loss-analyse(playbooks/sops/registry/02-sales.yaml, beide statusgepland)
Laatst bijgewerkt: 2026-07-12 · Eigenaar: Eigenaar / accountmanager