SOP 08-01 — Contract & facturatie opstarten


Doel (uitkomst)	Vanaf een getekende opdracht staat de klant correct in de facturatiesoftware en gaat de eerste factuur volgens de wettelijke factuurvereisten de deur uit.
Wanneer	Zodra een offerte is geaccepteerd (zie `08-03-offerte-opvolging.md`) of een contract is getekend.
Eigenaar	Office manager / finance
Uitvoerder	Office manager, of accountmanager bij afwezigheid
Duur	~20 min
Benodigd vooraf	Getekende offerte/contract, klantgegevens (KVK, btw-id, factuuradres, IBAN indien incasso), toegang tot de facturatiesoftware
🎥 Video	— nog opnemen

Klaar = (controleerbaar)

Vink-baar en niet-op-gevoel. Iemand anders moet kunnen zien dat dit klopt.

De klant staat als debiteur in de facturatiesoftware met correcte NAW-, KVK- en btw-id-gegevens.
De eerste factuur is verstuurd en voldoet aantoonbaar aan templates/finance/factuurvereisten-checklist.md (alle verplichte velden afgevinkt).
De factuur staat geregistreerd in de administratie (open post, vervaldatum zichtbaar) zodat de debiteuren/aanmaning-flow (08-02) hem kan oppikken bij te late betaling.

Klant aanmaken in de facturatiesoftware — voer NAW, KVK-nummer, btw-id en (indien recurring) IBAN voor incasso in vanaf de getekende offerte/het contract. Controleer dat de statutaire naam overeenkomt met KVK, niet alleen de handelsnaam die de klant zelf opgeeft.
Type facturatie bepalen — eenmalig (projectfactuur) of doorlopend (maandfee/abonnement). Bij doorlopend: markeer de klant als recurring en zet de facturatiedag (bijv. de 1e van de maand); het recurring-billing-proces zelf staat in de registry als gepland (nog geen uitgewerkte SOP) — volg tot die er is dezelfde stappen als een eenmalige factuur, maandelijks herhaald.
Factuurregels opstellen — omschrijving met concrete dienst + periode (bijv. "SEA-beheer maart 2026"), tarief exclusief btw, btw-tarief (21% standaard, tenzij verlegd/vrijgesteld — controleer dan expliciet).
Factuur toetsen tegen de checklist — loop templates/finance/factuurvereisten-checklist.md volledig af vóór verzending. Een ontbrekend veld (bijv. btw-id) betekent: niet versturen, eerst aanvullen.
Factuur versturen — via de facturatiesoftware naar het opgegeven factuuradres/e-mailadres van de klant; bewaar het verzendbewijs.
Registreren als open post — noteer vervaldatum (standaard 30 dagen, zie betaaltermijnbeleid) zodat de factuur zichtbaar is in het debiteurenoverzicht voor de aanmaning-flow.

Beslissing onderweg? Maak het expliciet:

Eenmalig of recurring?
  ├─ Eenmalig  → factuur direct na levering/mijlpaal
  └─ Recurring → vaste facturatiedag per maand, tot opzegging

Btw-id klant ontbreekt → factuur niet versturen; vraag het btw-id op vóór je factureert, anders is de factuur formeel onvolledig.
Omschrijving te vaag ("diensten maart") → altijd concrete dienst + periode benoemen; een vage omschrijving is een veelvoorkomende reden voor afkeuring bij een Belastingdienst-controle.
Recurring-klant zonder vaste facturatiedag → factuur vergeet je dan structureel; zet altijd een vaste dag en een agenda-herinnering totdat het recurring-billing-proces geautomatiseerd is.

Laatst bijgewerkt: 2026-07-12 · Eigenaar: Office manager