SOP 02-03 — E-sign / digitale ondertekening van de offerte
| Doel (uitkomst) | Een getekend akkoord op de offerte + het betaalmoment liggen vast — zonder dat er heen-en-weer wordt gemaild met PDF's en losse bevestigingsmailtjes. |
| Wanneer | Zodra de offerte (zie proposal-template.md) inhoudelijk klaar is en intern akkoord heeft. |
| Eigenaar | Eigenaar / accountmanager |
| Uitvoerder | Accountmanager |
| Duur | ~10 min klaarzetten + wachttijd tot ondertekening door de klant |
| Benodigd vooraf | Afgeronde offerte (§ template), correcte naam + e-mailadres van de ondertekenaar bij de klant |
| 🎥 Video | — nvt |
Klaar = (controleerbaar)
- Getekend document (PDF) is opgeslagen op de vaste plek (klantdossier/repo), niet los in een mailbox.
- De aanbetaling is gefactureerd (zie §5 van de offerte-template).
- De kickoff staat ingepland (SOP 03-01).
Stappen
- Offerte uit de template afronden. Gebruik
proposal-template.md, alle{{variabelen}}ingevuld, geen placeholders meer zichtbaar. - Envelope klaarzetten in het gekozen e-sign-tool (zie tool-keuze-advies hieronder): offerte als PDF uploaden, ondertekenvelden plaatsen (naam, functie, datum, handtekening) op de plek van §8 in de template.
- Verzenden naar de juiste ondertekenaar/beslisser bij de klant (uit SOP 02-02 §Kernvragen-blok — "wie beslist er uiteindelijk mee").
- Herinnering plannen als er na een paar dagen geen reactie is — dit koppelt direct aan de cadans in SOP 02-04 — Follow-up-cadans; gebruik geen losse, ad-hoc herinnering.
- Na ondertekening: het getekende document + betaalinstructie archiveren op de vaste plek (klantdossier/repo), en de aanbetalingsfactuur versturen binnen 2 werkdagen (conform §5 van de offerte).
- Kickoff inplannen (SOP 03-01) zodra de aanbetaling is gefactureerd — niet wachten tot de betaling binnen is, wel wachten tot de factuur is verstuurd.
Tool-keuze-advies
Er is geen contractuele noodzaak voor DocuSign specifiek — de keuze hangt af van kosten, schaal en of proposal + sign gecombineerd moeten zijn.
| Tool | Sterke punten | Aandachtspunt | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| DocuSign | Marktstandaard, breed herkend bij grote/enterprise-klanten | Relatief duur voor een solo-bureau schaal | Alleen bij expliciete enterprise-eis van de klant |
| Signhost / Evidos | NL-aanbieder, eIDAS-conform, goed geschikt voor Nederlandse MKB-klanten | Minder bekend internationaal | Standaardkeuze voor NL-klanten met een juridisch bindende handtekening |
| PandaDoc | Proposal + e-sign gecombineerd in één tool (offerte bouwen én laten tekenen) | Losstaand van de eigen offerte-template-structuur hierboven, dus mogelijk dubbel werk | Als de offerte-flow zelf ook in het tool gebouwd wordt in plaats van als los document |
| Zoho Sign | Goedkoop, onderdeel van bredere Zoho-suite als die al gebruikt wordt | Vooral interessant bij bestaand Zoho-gebruik | Kostenbewuste keuze bij overlap met andere Zoho-tools |
| Documenso | Open-source, gratis tier beschikbaar | Jonger product, minder trackrecord dan de gevestigde spelers | Testen/opstarten zonder abonnementskosten |
Aanbeveling: start met een NL/eIDAS-optie zoals Signhost/Evidos voor juridisch bindende ondertekening tegen een redelijke prijs, of PandaDoc als de offerte zelf ook in het tool opgebouwd moet worden. DocuSign alleen bij een expliciete enterprise-eis van de klant (bv. een grote organisatie die zelf al op DocuSign zit).
AI-hoek
AI kan de envelope voorbereiden (offerte-PDF genereren uit de ingevulde template, ondertekenvelden op de juiste plek voorstellen) en de status van openstaande envelopes bewaken (wie heeft nog niet getekend, hoe lang staat het al open). De juridische controle van de inhoud en het daadwerkelijk verzenden blijft een menselijke handeling.
Valkuilen / veelgestelde vragen
- Een "mondeling akkoord" laten glippen zonder handtekening → geen juridisch bindend akkoord, en geen duidelijk startmoment voor de klok van de aanbetaling. Altijd eerst tekenen, dan pas starten.
- Getekend document niet archiveren → bij een geschil of latere vraag ("wat hadden we precies afgesproken?") is er dan geen bewijsstuk. Altijd naar de vaste plek, nooit alleen in de mailbox van het e-sign-tool.
- Kickoff plannen vóór de factuur is verstuurd → verstoort de volgorde uit §5 van de offerte-template; eerst de aanbetaling factureren, dan pas de kickoff-datum bevestigen.
Gerelateerd
- Input:
proposal-template.md - Herinnering-koppeling: SOP 02-04 — Follow-up-cadans
- Volgende stap: SOP 03-01 — Kickoff & klanttoegang
Laatst bijgewerkt: 2026-07-12 · Eigenaar: Eigenaar / accountmanager